工程項目信息管理的監(jiān)理辦法

　　一、信息管理的任務(wù)

　　信息管理的任務(wù)是保證自上而下，自下而上以及橫向間信息流暢通，擬定信息目錄和信息的編碼系統(tǒng)，加速傳遞并加強管理。對于各種會議和現(xiàn)場記錄、科學(xué)試驗、工程照片、事故處理等都做出明確規(guī)定，便于資料收集和檔案管理。實施最優(yōu)控制，進行合理決策，妥善協(xié)調(diào)項目建設(shè)各有單位之間的關(guān)系。

　　二、信息管理的措施與方法

　　1、監(jiān)理辦公室將配備電腦，由監(jiān)理工程師和文秘負責(zé)信息管理工作；

　　2、現(xiàn)場將配備適當(dāng)?shù)耐ㄓ嵐ぞ?，以便信息傳遞。通訊工具包括手機、座機、對講機；

　　3、現(xiàn)場將配置一定的信息記錄設(shè)備，如照像機、攝像機等，要求現(xiàn)場監(jiān)理對重要的施工現(xiàn)場進行記錄、拍照。

　　三、信息管理的內(nèi)容

　　1、施工期間的信息收集

　　工程項目在整個施工階段，每天都發(fā)生各種各樣的情況，相應(yīng)地包含著各種信息，需要及時收集和處理。因此，工程的施工階段，可以說是大量的信息產(chǎn)生、傳遞和處理的階段，工程項目信息管理工作，主要集中在這一段。

　　名稱收集內(nèi)容

　　1、收集業(yè)主提供的信息

　　承建商在施工中，現(xiàn)場發(fā)生的各種情況均包含大量的內(nèi)容，承建商必須掌握和收集這些內(nèi)容。監(jiān)理在現(xiàn)場中經(jīng)收集和整理后，匯集成豐富的信息資料。承建商在施工中必須經(jīng)常向有關(guān)單位，包括上級部門、設(shè)計單位、業(yè)主及其他方面發(fā)出某些文件，傳達一定的內(nèi)容。如向監(jiān)理報送施工組織設(shè)計、報送各種計劃、單項工程施工措施、月支付申請表，各種項目自檢報告、質(zhì)量問題報告、有關(guān)意見等。監(jiān)理應(yīng)全面系統(tǒng)地收集這些信息資料,此記錄是監(jiān)理工程師的記錄，主要包括工程施工歷史記錄、工程質(zhì)量記錄、工程計量、工程款記錄和竣工記錄等內(nèi)容。

　　2、收集承建商的信息

　　承建商在施工中，現(xiàn)場發(fā)生的各種情況均包含大量的內(nèi)容，承建商必須掌握和收集這些內(nèi)容。監(jiān)理在現(xiàn)場中經(jīng)收集和整理后，匯集成豐富的信息資料。承建商在施工中必須經(jīng)常向有關(guān)單位，包括上級部門、設(shè)計單位、業(yè)主及其他方面發(fā)出某些文件，傳達一定的內(nèi)容。如向監(jiān)理報送施工組織設(shè)計、報送各種計劃、單項工程施工措施、月支付申請表，各種項目自檢報告、質(zhì)量問題報告、有關(guān)意見等。監(jiān)理應(yīng)全面系統(tǒng)地收集這些信息資料。

　　3、監(jiān)理現(xiàn)場記錄

　　此記錄是監(jiān)理工程師的記錄，主要包括工程施工歷史記錄、工程質(zhì)量記錄、工程計量、工程款記錄和竣工記錄等內(nèi)容。

　?。?）現(xiàn)場監(jiān)理人員的日報表

　　主要包括如下內(nèi)容：當(dāng)天的施工情況，當(dāng)天參加施工的人員（數(shù)量等），當(dāng)天施工用的機械（名稱、數(shù)量等），當(dāng)天發(fā)現(xiàn)的施工質(zhì)量問題，當(dāng)天施工進度與計劃進度進行的比較（若發(fā)現(xiàn)施工進度拖延，應(yīng)說明原因），當(dāng)天的綜合評述，其他說明（應(yīng)注意的事項）等。

　?。?）工地日記主要包括：現(xiàn)場監(jiān)理人員的日報表，現(xiàn)場每日的天氣記錄，監(jiān)理工作改變，其他有關(guān)情況與說明。

　　(3)、現(xiàn)場每日的天氣記錄

　　主要內(nèi)容：當(dāng)天的最高、最低氣溫，當(dāng)天的降雨量、降雪量，當(dāng)天的風(fēng)力及天氣狀況，因氣候原因當(dāng)天損失的工作時間等。若施工現(xiàn)場區(qū)域大或施工地點多，工地的氣候情況差別較大，則應(yīng)記錄兩個或多個地點的氣象資料。

　?。?）駐施工現(xiàn)場監(jiān)理負責(zé)人的日記

　　主要包括以下內(nèi)容：當(dāng)天所作的重大決定，當(dāng)天對承包商所做出的主要指示，當(dāng)天發(fā)生的糾紛及可能的解決方法，該工程項目業(yè)主（或其他代表）來施工現(xiàn)場談及的問題，當(dāng)天與該工程項目業(yè)主的口頭談話摘要，當(dāng)天對駐施工現(xiàn)場監(jiān)理工程師的指示，當(dāng)天與其他人達成的任何主要協(xié)議，或?qū)ζ渌说闹饕甘镜取?/p>

　　（5）駐施工現(xiàn)場監(jiān)理周報駐施工現(xiàn)場管理負責(zé)人應(yīng)每周向工程項目業(yè)主匯報一周內(nèi)所發(fā)生的重大事件。

　?。?）駐施工現(xiàn)場監(jiān)理月報

　　駐施工現(xiàn)場監(jiān)理負責(zé)人應(yīng)每月向業(yè)主匯報以下情況：工地施工進度狀況（與合同規(guī)定的進度作比較），工程款支付情況，工程進度拖延的原因分析，工程質(zhì)量問題，工程進展中主要困難與問題，如施工中的重大差錯，重大索賠事件，材料、設(shè)備供貨困難，組織、協(xié)調(diào)方面的困難，異常的天氣情況等。

　?。?）駐施工現(xiàn)場監(jiān)理負責(zé)人對承包商的指示主要內(nèi)容：正式發(fā)出的重大指示，日常指示，在每日工地協(xié)調(diào)會中發(fā)出的指示，在施工現(xiàn)場發(fā)出的指示等。

　?。?）補充圖紙設(shè)計單位給施工單位的各種補充圖紙

　?。?）工地質(zhì)量記錄主要包括試驗結(jié)果記錄及樣本記錄

　　4、收集工地會議記錄

　　工地會議是工程項目管理工作的一種重要方法，會議中包含著大量的信息，這就要求項目監(jiān)理工程師必須重視工地會議，并建立一套完善的會議制度，以便于會議信息的收集。會議制度包括會議的名稱、主持人、參加人、舉行會議的時間、會議地點等，每次工地會議都會有專人記錄，會后應(yīng)有工作會議紀要等。

　　第一次工地會議

　?。?）介紹業(yè)主、監(jiān)理工程師、承建商的人員。（2）澄清組織（3）承建商的動員情況（履約保證金、進度計劃、保險、組織、人員、工料等）。（4）檢查業(yè)主對合同的履行情況（如提交水準(zhǔn)點、圖紙、職責(zé)分工等）（5）檢查為監(jiān)理工程師提供設(shè)備情況（如住宿、試驗、通訊、交通工具、水電等。）（6）明確例行程序。包括填報支付報表，下發(fā)有關(guān)表格，下發(fā)工程計量表，下發(fā)工程中間交工證書，明確工程項目監(jiān)理辦公室與承建商之間往來信件、文件報表等公文手續(xù)，明確駐地工程項目監(jiān)理工程師與承建商之間往來公文、驗收、支付手續(xù)，明確經(jīng)常性工地會議召開的地點、大致時間等。第一次工地會議是以相互了解，檢查各方面準(zhǔn)備情況，明確工程項目管理程序為主要目的。當(dāng)上述目的達到，并滿足：（1）承建商已證實他認為工地周圍環(huán)境和情況是和投標(biāo)時間相符；（2）承建商拿到施工圖紙且后續(xù)圖紙無需擔(dān)憂；（3）承建商已得到占用工地的權(quán)利時，監(jiān)理即可下達開工令。

　　經(jīng)常性工地會議

　　經(jīng)常性工地會議一般每周開一次。這個會議有監(jiān)理、承建商、業(yè)主參加。主要會議內(nèi)容：確定上次工地會議紀要，當(dāng)周進度總結(jié)，進度預(yù)測，技術(shù)事宜，變更事宜，財務(wù)事宜，管理事宜，索賠和延期，下次工地會議，以及其他。工地會議確定的事情視為合同文件的一部分承建商必須執(zhí)行。工地會議記錄忠實于會議發(fā)言人，原始記錄，像流水帳似的，不要加記錄人的感情色彩，以確保記錄的真實性。

　　2、收集信息的加工整理

　　對收集信息進行加工，是信息處理的基本內(nèi)容。其中包括對信息進行分析、歸納、分類、計算比較、選擇、建立信息之間的關(guān)系等方面的工作。

　　（1）信息處理的要求

　　要使信息能有效地發(fā)揮作用，在處理的過程中就必須符合及時、準(zhǔn)確、適用、經(jīng)濟的要求。

　　及時就是信息的傳遞速度要快；

　　準(zhǔn)確信息要如實地反映實際情況；

　　適用就是信息要符合實際需要；

　　經(jīng)濟采用什么樣的信息處理方式，必須根據(jù)符合經(jīng)濟效果的要求來確定。

　?。?）收集的大量信息，找出信息與信息之間的關(guān)系和運算公式。從收集的少量信息中得到大量的輸出信息。信息處理包括收集、加工、輸入計算機、傳輸、存儲、計算、檢索、輸出等內(nèi)容。

　　收集就是前面講到的，收集原始信息，收集是信息處理的首要步驟。

　　加工這是信息處理的基本內(nèi)容。其中包括對信息進行分類、排序、計算、比較選擇等工作。通過加工信息，提供更多的有用信息。

　　傳輸信息借助于一定的載體（如紙張、磁盤等）在各部門之間傳播。通過傳輸形成各種信息流，暢通的信息流能為工程項目負責(zé)人提供可靠的工作依據(jù)。

　　存儲指的是對處理后的信息的存儲。存儲收集原始信息，便于查找原始信息。存儲處理后的信息，有的并非立即就有用，有的雖然立即使用，但日后還需應(yīng)用或作為參考和依據(jù)。因此，就需要將他們?nèi)看鎯ζ饋?，建立檔案，妥善保管。

　　檢索就是查找，工程項目管理中既然存儲了大量的信息，為了查找方便，按某一條件建立索引文件，編制專門的查找程序，便于快速檢索。

　　輸出處理好的信息，按照要求編制各種打印報表文件。

　?。?）收集信息的分類

　　工程項目信息管理中，對收集來的資料進行加工整理后，按其加工整理的深度，可分為如下幾個類型：

　　第一類：對資料和數(shù)據(jù)進行簡單整理和濾波；

　　第二類：對信息進行分析，概括綜合能產(chǎn)生輔助決策的信息；

　　第三類：通過應(yīng)用數(shù)學(xué)模型統(tǒng)計推斷可以產(chǎn)生決策的信息。

　　工程在施工過程中，依據(jù)當(dāng)時收集到的信息所作的決策或決定有如下：

　　依據(jù)進度控制信息，對施工進度狀態(tài)的意見和指示

　　監(jiān)理每月、每季度都要對工程進度進行分析對比并做出綜合評價，包括當(dāng)月整個工程各方面實際完成，實際數(shù)量與合同規(guī)定的計劃數(shù)量之間的比較。如果某一部分拖后，應(yīng)分析其原因。存在的主要困難和問題，提出如何解決的意見。

　　依據(jù)質(zhì)量控制信息，對工程質(zhì)量情況的意見和指示

　　監(jiān)理應(yīng)當(dāng)系統(tǒng)地將當(dāng)月施工中的各種質(zhì)量情況，包括現(xiàn)場檢查中發(fā)現(xiàn)的各種問題、施工中出現(xiàn)的重大事故，對各種情況、問題、事故的處理情況除在月報、季報中進行階段性的歸納和評價外，如有必要可進行專門的質(zhì)量情況定期報告。

　　依據(jù)投資控制信息，對工程結(jié)算情況的意見和指示

　　工程價款結(jié)算一般按月進行，要對投資完成情況進行統(tǒng)計、分析，在統(tǒng)計基礎(chǔ)上作一些短期預(yù)測，以便對業(yè)主在組織資金方面提供咨詢意見。

　　依據(jù)合同信息，對索賠的處理意見

　　在工程施工中，由于業(yè)主的原因或客觀條件使承包商遭受損失，承包商提出索賠要求；承包商由于違約使工程遭受損失，業(yè)主提出索賠要求。監(jiān)理對索賠提出處理意見。